Depuis plusieurs années, bien avant la crise COVID19, nous avons observé que le travail et le management à distance se développent partout dans le monde. Ces pratiques sont assurément facilitées par les technologies de communication et permettent l’accès à des talents situés géographiquement dans d’autres pays, d’autres cultures. Cela a été beaucoup vrai dans les systèmes d’information, le monde des logiciels et de la création graphique ou vidéo numérique puis cela a commencé à se généraliser à d’autres domaines y compris ceux du management. Une des raisons est la globalisation des affaires : en particulier l‘essor de la Chine et des marchés de consommation en Asie ont amené de nouveaux défis pour les grand groupes organisés par macro zones géographiques… comme EMEA (Europe Moyen Orient Pacifique ou APAC, Asie Pacifique)…Face à la nécessité de diriger et de mobiliser des équipes de cultures différentes sur de vastes étendues sans pouvoir se rendre régulièrement dans tous ces nouveaux territoires, se sont inventées sur le terrain de nouvelles manières de fonctionner. Ces pratiques de management à distance étaient encore loin d’être généralisées partout en France jusqu’à l’arrivée de la pandémie liée au Covid-19. 

En un temps record, le télétravail et le management à distance se sont généralisés sans aucune préparation possible ni le recul nécessaire à mettre en place toutes les conditions de succès.  Une fois cette phase d’urgence passée, le défi à relever sera d’inventer un nouveau mode de travail adapté à ce « new normal », une nouvelle normalité dont on ne sait encore que peu de choses si ce n’est qu’une nouvelle forme de management à distance et en proximité va probablement s’installer pour un certain temps.

Cela veut dire pour la plupart des leaders dans le monde des situations inédites : une partie des collaborateurs présents sur le lieu de travail et une autre restant travailler à distance par choix ou nécessité. Le manager lui-même pouvant être partiellement présent ou lui aussi à distance. Bref des équipes à géométrie variable même sur un territoire unique !

Défi #1 : créer les conditions de réussite

Le premier défi à relever pour les entreprises et leurs leaders sera de mettre en place des conditions favorables au management à distance et en proximité.

D’après les observations sur ce qui fonctionne le mieux dans les entreprises qui le pratiquent depuis longtemps, des éléments incontournables ont été identifiés pour préparer son organisation à un mode de travail à distance et y préparer ses managers et leurs équipes :

• Fixer une politique générale claire
• Fournir les outils adéquats de communication
• Former les employés et les managers à ces outils
• Revisiter les critères de valorisation, de rémunération et de plan de carrière
• Accompagner les managers et leurs équipes à devenir des « e-managers » et des « e-collaborateurs »

Ces éléments sont certes incontournables et vont permettre un usage efficace du travail à distance mais ils ne sont pas suffisants surtout dans la durée.

Intuitivement nous savons bien que l’élément essentiel de la cohésion collective est le lien social. Les conditions de connexion entre le manager et ses collaborateurs et la qualité des liens est encore plus critique qu‘en présentiel. Les malentendus s’installant facilement, l’isolement réel ou ressenti constitue une véritable souffrance … le risque de malentendus liés aux non-dits aux mauvaises interprétations est amplifié par la distance…

Défi #2 : maintenir le lien 

Le manager est face à de nouveaux défis avec la distance qui ne fait qu’amplifier ceux qu’il connait habituellement pour bien communiquer et manager son équipe :

• Communiquer avec chacun ET continuer à réunir toute son équipe à distance.
• Re-créer des rituels et établir de nouvelles règles de communication claires et équitables 
• Soutenir émotionnellement ses collaborateurs ET se préserver
• Encourager dans les efforts en permanence ET donner des feedbacks de progrès sans attendre

Défi #3 : communiquer efficacement pour renforcer la confiance et l’engagement

Communiquer efficacement à distance comporte des enjeux tant en termes d’organisation du travail que de gestion du temps…mais pose aussi des questions sur la façon de manager : le degré de contrôle et de délégation et la création d’une relation de confiance.

Si vous êtes de surcroit dans un environnement interculturel, cela ajoute d’autres défis : ceux de la maîtrise éventuelle d’une autre langue de travail que votre langue maternelle ou bien des différences dans le rapport au temps, ou au pouvoir, ou à la communication elle-même… 

La juste qualité et quantité de communication est quelque chose d’absolument subjectif, vous ne ferez pas l’économie d’enquêter sur ce qui est adapté … est-ce identique à « avant » quand vous étiez en présence ? Peut-être est-ce plus voire moins ? Différent, assurément !

Encore plus qu’en face à face, vous devrez vous assurer que votre communication est reçue clairement et précisément, faites reformuler, reformulez vous-même… Explicitez ce qui a été convenu dans quels délais avec quelles ressources !

Mais surtout, à distance, ce qui n’est pas dit n’est pas entendu, les signaux de reconnaissance implicites nont toutes les chances de ne pas être compris … Alors, donnez du Feedback en permanence ben plus que vous ne le feriez en présence, pour encourager, pour aider à se développer et pour corriger ce qui ne fonctionne pas… Pensez aussi au Feedforward, qui permet au collaborateur d’avoir des suggestions concrètes « à l’avenir, je te propose de … » au bon moment et bien ajustées à la situation !

Défi #4 : revoir la gestion du temps

C’est l’occasion unique de revisiter l’utilisation du temps : du sien et de celui des membres de son équipe…

Voici quelques questions pour un premier check up :

1. Votre gestion du temps est assez efficace 
2. Vous êtes focalisé sur les vraies priorités
3. Votre temps est bien alloué entre les différentes activités 
4. Vos rythmes ont-ils adaptés aux enjeux ? à votre équilibre ?
5. Votre calendrier de réunions est-il toujours pertinent ?
6. Vos temps en réunions bilatérales est-il suffisant ?
7. Vos temps pour la réflexion et l’analyse sont-ils adaptés à la situation ?
8. Le temps consacré aux relations, aux liens est-il toujours présent ? en quantité et en qualité suffisante
9. Êtes-vous suffisamment disponible ?
10. Avez-vous mis assez de limite entre votre espace privé et professionnel ?

Une fois que vous avez répondu pour vous-même, posez-vous les mêmes questions transposées à vos proches collaborateurs, demandez-leur ce qu’ils en pensent … Demandez-leur de faire de même avec leurs propres équipes s’ils en ont.

Défi #5 : organiser des réunions efficaces

Travailler de manière efficace au quotidien sans perdre de vue les objectifs à moyen terme est l’une des préoccupations majeures des managers d’équipes mixtes ou complètement à distance ou défis des équipes : 

• Préparer les réunions et bien les conduire
• Assurer un suivi rigoureux
• Décoder les non-dits, réagir aux réactions défensives 
• Gérer les émotions, les siennes et celles des autres 

Défi #6 : manager des équipes mixtes virtuelles et à proximité

C’est le dernier défi qui attend de plus en plus les managers avec des questions clés sur le maintien de la cohérence d’ensemble et la cohésion de l’équipe, la gestion des relations et des éventuels conflits, etc  

• Organiser son équipe « mixte »
• Établir les complémentarités (compétences, comportements, distance, présence, …)
• Comprendre leurs attentes, leur motivation, leur engagement

Conclusion

L’environnement des leaders sera de plus en plus volatile, incertain et changeant, le travail à distance et le management d’équipes situées dans des endroits différents avec des géométries variables s’installent peu à peu comme une nouvelle « normalité » … Ces nouveaux modes de travail enrichissent les équipes de collaborateurs avec d’autres perspectives, d’autres cultures, d’autres rythmes parfois. Devenir un e-manager accompli sera un des facteurs de succès de leaders de demain…  

• Réinventez vos façons de travailler en tant que leader
• Apprenez à prioriser, développer votre flexibilité 
• Redéfinissez votre façon de contrôler et de déléguer 

C’est le moment de développer le coach en vous pour autonomiser et faire grandir vos équipes ! 

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Catherine Tanneau – Master Certified Coach, dirigeante de Variations International et d’Activision Coaching Institute et co-fondatrice de Welead coaching

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